Come pianificare e organizzare un evento: consigli e idee

Pianificazione: suggerimenti e idee


Le 10 cose da fare nella pianificazione di eventi
 

  • Innovare, essere creativi, pensare fuori dagli schemi. Poiché la maggior parte del tuo pubblico ha probabilmente partecipato a dozzine di conferenze ed eventi, assicurati che si ricordino del tuo;
     
  • Assicurati che i tuoi partecipanti socializzino e facciano rete, poiché uno degli obiettivi principali del tuo evento è aiutarli a interagire e conoscersi. E poiché è sempre difficile rompere il ghiaccio e incontrare nuove persone, prendi in considerazione l'idea di organizzare eventi dinamici e / o sfruttare il potere della team building(il divertimento serio attraverso l'integrazione delle meccaniche di gioco può aggiungere potenza, impatto e concentrazione a una riunione o un evento);
     
  • Comprendi il tuo pubblico e sintonizza il messaggio e il contenuto dell'evento su di loro. I tuoi partecipanti sono i tuoi clienti, quindi assicurati di sapere tutto su di loro per offrire loro un'esperienza all'altezza delle loro aspettative. Inoltre, devi sempre includere il tempo delle domande dopo ogni presentazione o sessione;
  • Se hai poca o nessuna esperienza nella pianificazione di eventi, collabora con un professionista qualificato con una lunga esperienza di successo nel settore; e se hai esperienza ma vuoi risparmiare sull'assunzione di un professionista, ci sono letteralmente migliaia di strumenti basati sul web progettati per aiutarti a pianificare tutti gli aspetti del tuo evento.
     
  • Stabilire obiettivi e metodi chiari per misurare il successo e il ritorno sull'investimento (ROI).
     
  • Quando scegli un luogo, controlla la sua rete Wi-Fi. Avere il Wi-Fi non è la stessa cosa che avere una rete robusta e affidabile. E a proposito di Internet, se davvero non puoi fornire Internet gratuito, valuta la possibilità di offrire gratuitamente una larghezza di banda ridotta e poi addebitare un servizio premium.
  • Includere iniziative green o CSR nel programma dell'evento: nonostante lo sforzo extra, rimarrai sorpreso di quanto siano importanti per un numero crescente di persone.
     
  • Non appena si decide di organizzare un evento, assicurarsi di disporre di un sito Web dell'evento coinvolgente (comprese le versioni desktop, mobile e tablet) attivo e funzionante nel più breve tempo possibile e che venga aggiornato frequentemente; Internet è lo strumento più potente del tuo arsenale di marketing.
     
  • Sfrutta la potenza dei social media per promuovere l'evento prima che si svolga e prolungarne la vita in seguito.
     
  • Riprendi l'azione sul piano espositivo, intervistando espositori e visitatori, che potranno poi essere postati sul sito ufficiale e sui profili dell'evento sui social per mostrare a chi non ce l'ha fatta quello che si è perso.
     

Le 10 cose da non fare nell’organizzazione di eventi:
 

  • Non addebitare per l'accesso a Internet, il parcheggio o il pranzo, poiché questi extra nascosti sono molto irritanti. I partecipanti detestano davvero dover pagare separatamente per l'accesso a Internet, il parcheggio, il caffè, ecc., Quindi cerca di assicurarti che tutto sia coperto dalla quota di registrazione.
     
  • Non parlare solo di te stesso e / o di quanto sia meraviglioso il tuo evento, poiché il suo successo è in gran parte dovuto ai tuoi delegati / partecipanti / ospiti, quindi assicurati di enfatizzarlo.
     
  • Non prendere la massima "fai di più con meno" troppo lontano. Se il budget non è abbastanza generoso per organizzare un evento faccia a faccia, passa al virtuale: è sempre meglio che lasciare una cattiva impressione; e non sempre accettare il preventivo più economico per l'affitto di locali e servizi. Come per le auto di seconda mano, di solito la più economica non è mai la migliore.
     
  • Non lasciare all'oscuro i partecipanti se decidi di implementare iniziative green nei tuoi eventi; la loro partecipazione attiva è fondamentale.
     
  • Non dimenticare di chiedere ai tuoi partecipanti quali sono le loro esigenze alimentari; ai grandi eventi internazionali sono legati a vegetariani, persone con restrizioni dietetiche per motivi religiosi o di salute, ecc.
     
  • Non fare affidamento esclusivamente sui volontari per le esigenze del personale del tuo evento. Sebbene di solito sia molto disponibile, hai anche bisogno di uno staff di base di professionisti provati e affidabili.
     
  • Non scegliere sempre un luogo chic ma rumoroso per i tuoi eventi di networking; molte persone vogliono davvero essere in grado di ascoltare se stesse al di sopra del frastuono; e non organizzare un programma sociale senza opzioni, poiché non a tutti piace il paintball o lo yoga;
     
  • Non improvvisare: la maggior parte delle persone non lo apprezzerà.
     
  • Non appesantire i partecipanti con materiale stampato. Nell'era di Internet, le informazioni cartacee sono ormai obsolete e probabilmente finiranno comunque nel cestino.
     
  • Non dimenticare di seguire dopo l'evento; il feedback dei partecipanti è vitale per risolvere i problemi e pianificare eventi futuri.
     

Se non sai come comportarti, il consiglio è quello di affidarti ad un’agenzia eventi a Milano esperta nel settore di interesse ed avere successo con il tuo evento.



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